【内容証明】内容証明で退職届を出す方法について

基本的に、退職届は会社に直接提出するものですが、会社から受取りを拒絶されるなど、解決が難しい場合については、内容証明で出す退職届が役立つケースがあります。

  内容証明と退職届

内容証明は、日本郵政が一般書留郵便物の送付日や送付先、差出人や内容について証明するサービスです。

内容証明で送付した文書は正式なものとして法的効力を持ち、トラブルになった際には、その内容とともに、相手が確実に文書を受け取った事実や、日付を示す重要な証拠となります。

内容証明が用いられる具体的なケースには、契約解除や債務の履行催促、損害賠償請求、不法行為に対する警告、不動産の賃貸契約などがあります。退職届を内容証明で送ることも、ケースによって大変有力です。

  退職届を内容証明で出すケース

（１）退職届を会社側が受け取ってくれない

退職届を会社側が受け取ってくれないケースがあります。たとえば、「後任が決まるまで辞められない」などと引き止められるパターンです。

このような問題がある場合は、退職届を内容証明で出すことにより、退職の意思を会社側に強く伝えるとともに、法的に有効な証拠として残すことができます。

（２）出社できない事情がある

出社できない理由がある場合には、内容証明による通達を検討します。たとえば、以下のような状況においても、確実に退職の意思を伝え、会社側とのトラブルを防ぐことができます。

①パワハラ、セクハラなどハラスメント行為により出社することが難しい

②重篤な病気やケガなど、健康面により出社が難しい

③親の介護や育児などで継続して出社することが難しくなった

（３）退職日が迫っており、迅速に手続きを進めたい

退職を決意したものの、転職先の都合や個人的な事情で早めに退職したい場合は、早急に手続きを進める必要があります。しかし、会社が対応を引き延ばしたり、退職届の受理を遅らせたりすると、希望する退職日に間に合わないかもしれません。退職日まで余裕がない場合であっても、内容証明を活用すれば、確実かつ迅速に退職手続きを進めることができます。

  内容証明で退職届を提出する効果

（１）退職の意思を証拠として残すことができる

「言った言わない」のトラブルを避けるためには、文書の送付の記録を残すことが重要です。内容証明は、郵便局が文書の発送および会社の受け取りの事実を証明してくれます。

（２）結論の先延ばしを避けることができる

面談で退職の意思を伝えても、会社はすぐに結論を出してくれないケースもありますが、内容証明による通達がきっかけとなり、退職の手続きをすすめる方向に動くことが期待できます。

（３）会社との直接の対話を避けることができる

退職が難しいケースでは、会社や人事との関係性が微妙になるため、面談が大きなストレスになります。文書での通達により、これらの煩わしさから解放され、淡々と話をすすめることができるでしょう。

  内容証明で退職届を書く際のポイント

（１）就業規則や雇用契約書を確認する

会社の就業規則や雇用契約書には、退職に関するルールが明記されているため、事前に確認する必要があります。

たとえば、「退職は１か月前に申し出ること」という規定を設けている会社があります。民法では２週間前の通知で退職可能ですが、円満退職を目指すのであれば、会社のルールに従った方が無難でしょう。ただし、退職妨害やパワハラがあるケースについては、規則に関わらず早急に法的手段を取ることも検討するべきです。

（２）退職理由を明確に記載する

退職理由を明記することによって、会社とのトラブルを防ぎ、法的に確実な証拠を残すことができます。とくに、パワハラや未払い給与などのイリーガルな問題がある場合については、具体的な理由を記載することによって会社の不当な退職引き止めを防ぎ、「会社都合の退職」であるという主張をしやすくなります。

自己都合で退職する場合は「一身上の都合」、パワハラやブラックなどの会社側の問題で退職する場合は「会社都合」で退職するという扱いになります。内容証明で退職理由を明記することにより、会社側の対応を法的に無効化することができ、スムーズな退職が可能になります。