【内容証明】内容証明を出さないほうがいいケースとは

内容証明郵便は、手紙の内容や発送日、相手が受け取った日付等を郵便局が証明するサービスです。後日の裁判での証拠としての活用や、相手に心理的なプレッシャーを与える際に非常に有用である一方、間違った使用により、かえって問題解決を難しくするケースもあるので注意が必要です。

  トラブルが拡大する懸念はないか

内容証明郵便は、相手に「ケンカを売る」手紙です。いわば諸刃の剣であって、問題が解決されるどころか、かえって問題が助長されるリスクがあります。

本来であれば、話し合いで納得できる相手なのに、内容証明を出すことによって、相手は話し合いで妥協するつもりだったのを考え直し、意固地になってしまうケースもあり得ます。

  内容証明を出すべきケースとは

（１）契約の解除を通知する場合

内容証明郵便には、正しい手続きで契約を解除したことを証明する効力があります。

商品代金が支払われないために、契約を解除して、商品を引き揚げるケースを考えてみましょう。

契約解除の前には、買主側に１週間程度の期間を決めて代金の支払いを求める通知（催告）を送ります。後日、裁判にすすんだ際には、契約の解除の前に催告をしていることを売主側が証明する必要があるからです。

相手が催告文を受け取ったことを、裁判で証明するために、文書の内容や、相手が受け取った日付等を郵便局に証明してもらう内容証明が有効に働くのです。

（２）相手の主張に文書で反論する場合

紛争中の相手から何らかの請求や警告を受けて、これに文書で反論する場合にも、内容証明郵便が利用されます。

たとえば、購入した商品に欠陥があった場合に、売主側が商品の欠陥を認めず、代金の支払いを要求してきたケースでは、買主側が内容証明郵便によって、請求に応じないことと、その理由を記載して送付します。

（３）未払い代金の支払いを督促する場合

商品を売却したが、相手側が代金を支払わない場合は、「普通郵便で督促文書を送る」、あるいは「電話で督促する」方法もありますが、相手側が支払いに応じない場合や、期限までに請求に応じない場合に法的な措置をとることなどを記載して、内容証明郵便で督促し、相手に心理的圧迫を加え、支払いを請求します。

（４）損害賠償請求する場合

たとえば、物品を壊したり、ケガをさせた相手に対して、損害賠償を請求する場合にも、内容証明郵便が利用されます。

期限までに請求に応じない場合には、法的な措置をとることなどを記載して、内容証明郵便で損害賠償の支払いを督促することにより、相手側に心理的圧迫を加え、支払いの実現につなげることができます。

  内容証明を出さないほうがいいケースとは

（１）相手との関係を壊したくない場合

内容証明郵便を送られた側は「喧嘩を売られた」と受け止めます。

相手が友人や学校、自分が勤務する会社などの場合、内容証明郵便を送ったことで、感情を害し、その後の関係が悪化することが考えられます。相手との関係を壊したくないケースでは、内容証明郵便の利用は向いていません。

（２）相手に誠意がみられるとき

相手が誠意をみせている場合は、内容証明郵便は不向きでしょう。内容証明郵便を送られたことによって、かえって相手が気分を害する危険があるからです。

普通に話合いに応じてくれそうな場合は、別の穏便な方法を試したほうがいいかもしれません。たとえば、貸金返済請求の場合、相手側から「期限までに全額は払えないが、分割で支払う」という前向きな妥協案が返ってくる可能性もあるでしょう。

（３）こちらにも落ち度があるとき

たとえば、ケンカで双方が怪我を負っているのに、一方的に治療費を請求するなど、こちらにも落ち度があるときは、内容証明は逆効果になるかもしれません。

（４）訴訟に持ち込みたくないとき

交渉が難しい相手に対して内容証明を送ると、相手が過剰反応し、解決を弁護士に依頼したり、訴訟に発展するリスクがあります。

訴訟に進展すると、かなりの時間と労力、費用がかかります。