【内容証明】内容証明郵便の書き方の基本

内容証明は、「いつ、誰が、どのような内容を、誰に発送したか」ということを、郵便局が証明してくれる郵便です。

ただし、内容証明に書かれている内容の真偽まで証明するものではなく、また、法的拘束力はありません。内容証明の目的はいわば警告であって、判断は相手側の任意に委ねられます。

実際に送ってみないと分からないという側面がありますが、内容証明ひとつで、債権を回収できるケースがあるのも事実です。相手に心理的な圧迫を与えることで、刑事罰や行政処分を回避するために、返金や要求に応じてくる可能性もあります。

今回は、内容証明郵便の書き方の基本について解説します。

  内容証明の書き方の基本

（１）内容証明の用紙

専用の用紙というのはありません。便箋やレポート用紙、原稿用紙などでも大丈夫です。

手書きの場合、市販されている内容証明書用紙を使うこともありますが、弁護士や行政書士は、ほとんどパソコン・ワープロで内容証明を作っています。

（２）内容証明の文字数の制限

内容証明郵便には、字数と行数に制限があります。

横書きの場合は、「１行２６字以内で一枚に２０行以内」、あるいは「１行１３字以内で一枚に４０行以内」、縦書きの場合は、「１行２０字以内で１枚２６行以内」と決められています。

（３）使用する文字

使用できる文字は「かな（ひらがなとカタカナ）」「漢字」「数字（アラビア数字、漢数字）」の３種類と、「英字」と「記号」です。

一般的な記号は使用可能で、括弧や句読点などは、１字として数えます。

（４）表題（タイトル）

文書の表題は、なくても問題はありませんが、多くの場合は、「通知書」「通告書」「請求書」「催告書」「督促状」「警告書」「回答書」などが付けられています。

（５）差出人と受取人

差出人と受取人の住所と氏名を書きます（都道府県を省略しない）。

弁護士や行政書士などが代理人となって内容証明を出す場合には、差出人と受取人の下に代理人の住所・氏名を書き、士業の印鑑（職業印）を押します。

（６）日付（年月日）

内容証明には、郵便局で押される通信日付印が押され、差出日も証明されるので、年月日の記載は必ずしも必要ではありませんが、普通は文面の末尾に、作成日もしくは差出日を記載します。

年号は、元号、西暦のどちらでもかまいません。

  内容証明の形式

（１）作成する部数

部数は、相手に郵送する分と、郵便局で保管する分と、自分用の３通を用意します。

ワープロ作成の場合、コピーで構いません。

（２）封筒

特別な封筒は必要なく、一般に販売されている定型のもので構いません。

送付用の封筒には受取人の住所氏名・差出人の住所氏名を書きますが、本文に書いた住所氏名と同一でなければダメです。

（３）添付書類について

内容証明郵便には、図表や写真、また請求書や契約書など、本文以外の添付書類を同封することは認められていません。

  内容証明の出し方

内容証明は、郵便局に持参して発送する方法と、「電子内容証明」の２つの方法があります。今回は前者のケースを解説し、後者については別の機会に解説することにします。

（１）どこの郵便局でも扱っているわけではない

内容証明は、郵便物の集配業務を取り扱う集配郵便局と、地方郵便局長が特に指定した一部の無集配郵便局でしか扱っていません。

利用しようとする郵便局が内容証明通便を取り扱っているかどうかについては、事前に確認しておきましょう。

（２）内容証明を送る際に必要なもの

郵便局には以下の準備をしてから行きましょう。

①内容証明３通

すべて同じもので、ワープロ書きであればコピーで可です。

②封筒１部

封筒は、表側に受取人の住所と氏名を書き、裏側に差出人の住所と氏名を書きます。

封筒は封をしてはいけません。郵便局員が手紙の形式や文字数など、内容証明郵便としての基準を満たしているかどうかの確認を行い、問題がなければ、差出人本人が、手紙を封筒に入れて、封をしたうえで、発送するという手順です。

③手数料

内容証明の手紙の枚数によって手数料が変わります。

たとえば一例として、３枚の場合、配達証明をつけて２０００円です（令和８年３月現在）。

料金を支払うと、郵便局から「書留郵便物受領証」が渡され、これで内容証明郵便の発送手続きが完了します。

（３）配達証明について

内容証明郵便には、配達証明をつけるのが基本というか、常識です。

配達証明は、書留郵便（内容証明も含まれます）について、相手方が受け取った事実と配達された年月日を証明してくれる制度です。

内容証明郵便だけでは、「いつ相手に届いたか」を証明することはできないので、配達証明はこの点を補ってくれます。

  電子内容証明について

ここまで、郵便局に赴いて発送の手続きをする方法を解説しましたが、もうひとつの方法として「電子内容証明（ｅ内容証明）」があります。

（１）２４時間手続きできる

電子内容証明は、インターネットで２４時間受付が可能で、郵便局での手続きと同じ効果が得られます。文書の作成や差出しまで、すべてオンラインで完結できる点が大きな特徴です。自宅や職場のパソコンから、夜間や土日祝日でも文書の作成、送信が可能です。

（２）郵便局に行かなくてもいい

郵便局では、混雑していると３０分以上待たされることも珍しくありませんが、電子内容証明なら、窓口に並ぶ手間が不要です。

（３）アカウント登録と初期設定がやや難しい

電子内容証明を利用するためには、最初に専用サイトでアカウント登録を行う必要があり、慣れていない人にとっては、少しハードルが高いかもしれません。

ブラウザの設定によっては、「ポップアップブロックが働いて画面が開かない」、「作成途中でセッションが切れて、最初からやり直しになる」といったトラブルもときどき耳にします。